Når ble opplæring synonymt med Power Point?

Nytt IT system skal implementeres, 150 ansatte skal læres opp. 3 timers Power Point presentasjon, vær så god- ut og jobb. Høres dette kjent ut?

Når ble egentlig opplæring synonymt med Power Point, og hvilken kvalitetssikring har man for at mottageren oppfatter budskapet og er klar for å jobbe?

«Aldri og ingen» hevder psykolog Mette Herskin, fra den Danske konsulent virksomheten «teach to teach».

Det IT pedagogiske konseptet «Herskin metoden» som er utarbeidet av psykologene Mette og Bjarne Herskin benyttes i Danmark av mange store internasjonale virksomheter og offentlige organisasjoner som A.P Møller, Danske Bank, Københavns Kommune, Banedanmark med fler.

Utgangspunktet

Målt i både penger og tid utgjør opplæring av brukere minst tid i et implementeringsprosjekt, men til tross for dette er opplæring den faktoren som avgjør suksess faktoren. Erfaringen tilsier at 90 % av de store implementeringsprosjektene påvirkes negativt nettopp av at opplæringen ikke er tilstrekkelig. Dette betyr at brukerne blir frustrerte, og at de ikke er i stand til å bruke systemet slik det er tiltenkt. I bestefall betyr det at produktiviteten faller på kort sikt, men ofte er konsekvensen at man ikke kan høste de ønskede fordelene av IT investeringen.

De negative virkningene av dårlig opplæring har vært tydelig de siste 20 årene, men konsekvensene har blitt større. Dette fordi at typiske systemer skal bringe bedriften sammen, ikke jobbes med som individuelle verktøy. Kort sagt kan man si at fordelen ved moderne systemer oppnås først når alle medarbeiderne benytter systemet slik det er tenkt. Derfor er det flere og flere organisasjoner som opplever at de er nødt til og re-implementere systemene fordi de ikke lykkes å oppnå den organisatoriske effekten i første omgang.

Tradisjonell opplæring

Det er merkelig hvordan opplæring i er. Tusenvis av undervisere og kursdeltagere kjenner situasjonen: Underviseren «fyrer opp kanonen» og formidler kunnskapen om nytt IT system via skjermdumper fra systemet. Det fokuseres primært på detaljer og huskestoff, samtidig som gjennomgangen er preget av enorme mengder av informasjon fordi man vil gi brukerne dybdekunnskap.

Når kursdeltagerne i etterkant skal løse en oppgave bli utfordringene åpenbare: mange av kursdeltagerne har akutt behov for hjelp for å komme i gang eller for å komme seg videre. Resultatet er at både kursdeltagere og underviser opplever en særs stresset kursdag.

Konsekvensen av denne undervisningsformen har en rekke utfordringer:

  • Selv om undervisningen legger vekt på huskestoff så glemmer kursdeltagerne allerede på selve kurset mye av det de har fått vite
  • Kursdeltagerne får ikke forståelse og det overblikket de trenger
  • Undervisningen fokuserer for mye på systemet og for lite på forretningsmodellen og brukernes daglige oppgaver, hvilket gjør det utfordrene for brukerne å forholde seg til hva systemet kan gjøre for dem
  • Det er en stor risiko for at kursdeltagerne blir irriterte eller direkte negative både ovenfor kurset og systemet
  • Brukerne blir avhengig av hjelp på kurset, og etter kurset noe som resulterer i superbrukere og supporttjeneste, noe man ikke har tatt høyde for i kostnadsbilde

Til syvende og sist blir ikke brukerne gode nok til å bruke systemet og bedriften får derfor ikke høstet de fordelene som var argumentet for et nytt system.

Det IT pedagogiske konseptet

Det IT pedagogiske konseptet er et komplett sett av verktøy som dekker alle brukeropplæringens aspekter:

  • Valg av opplæringsstrategi
  • Logistikk rundt utvikling og avvikling av opplæring
  • Analyse av opplæringsbehov
  • Rekruttering og utdanning av undervisere
  • Dokumentasjon av opplæring
  • Brukerdokumentasjon

Kjernen i konseptet er en pedagogisk måte som bygger på følgende prinsipper:

  • Formålet med opplæringen er å skape selvhjulpne brukere
  • Formidlingen på kurset skal renses for detaljer og huskestoff, hvilket betyr at opplæringen ikke består av gjennomgang av skjermbilder
  • Kursene skal først og fremst fremme prosess oversikt og forståelse
  • Kursets fokus er ikke systemet, men hvordan hverdagen ser ut etter implementeringen, og bakgrunnen for den nye bedriftsdriften. Det vil si at kursene også integrerer Change Management aspekter
  • Dokumentasjonen etter på og etter kursene skjer via navigasjonsseddler som er så oversiktlig at brukerne faktisk kan bruke de

Konkret består kursene av en rekke leksjoner hvor underviseren skaper forståelse og overblikk de første 15 minuttene via en rekke spesialverktøy hvor deretter kursdeltagerne får en navigasjonsseddel og en dagligdags arbeidsoppgave som de får 20-30 minutter til å løse den på, noe de nå kan gjøre uten hjelp.

Fordelen ved å bruke konseptet

  • Det å ha et felles pedagogisk konsept og en spesifikk metode er i seg selv en stor fordel når mange undervisere skal involveres i å holde brukerkurset
  • Underviserne trenger ikke å ha undervisningserfaring eller kjennskap til IT på forhånd, noe som betyr at man ikke trenger å gi enda flere arbeidsoppgaver til de medarbeiderne som allerede er involvert i implementeringen
  • Effekten av brukerkursene er markant større: brukerne behersker systemet lang bedre på kort og lang sikt, og de er mer positive ovenfor implementeringen
  • De er mindre behov for support ressurser
  • Ofte kan opplæringen kortes ned og man kan undervise flere med færre kursholdere
  • Det er mulig å gjenbruke opplæringsmaterialet når det skal læres opp nye medarbeidere
  • På grunn av økt forståelse av systemet og sammenhengen økes brukernes generelle IT kompetanse

Bøker: Brugeruddannelse i praksis av Bjarne Herskin, 2010

Kilde: IT instruktørutdannelse og sertifisering i Herskin metoden okt/nov 2016, underviser Mette Wither Herskin


 

Anne Marie Lindholt Bråthen
Prosjektleder og IT-instruktør i Ciber Norge

Anne-Marie har kompetanse innen prosjektledelse, IT leveranser og opplæring av IT systemer. Hun har fokus på leveranse, gode brukeropplevelser og god opplæring.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s